Lavorare col supporto del digitale. E’ arrivato davvero il momento di farlo secondo Giovanni Battista Gallus, esperto di diritto dell’informatica e presidente del Circolo Giuristi Telematici, un’associazione nata nel 1998, quando ancora le nuove tecnologie non erano così impattanti sulla professione dell’avvocatura. Eppure il circolo aveva già intuito i tempi che sarebbero venuti. Sviluppare il dibattito sull’informatica e la telematica giuridica era stato l’obiettivo di partenza, poi l’attività si è allargata, oggi quello del circolo è un osservatorio privilegiato anche rispetto al tema – attualissimo – dei reati informatici, in aumento esponenziale: corrisponderebbero al 15 % dei nuovi reati secondo alcune stime.

La spinta al digitale dal processo civile telematico
Poi c’è tutta la partita del processo civile telematico, che, ormai diventato legge, ha per forza di cose cambiato le modalità di lavoro, eppure, spiega l’avvocato Gallus, resta una resistenza in generale da parte della categoria verso le modalità digitali: una resistenza non legata al dato anagrafico, ma al fatto di aver compreso o meno i vantaggi della telematica. “C’è, cioè, chi continua ad usare il computer come una macchina da scrivere sofisticata o poco di più. Questo è un problema legato anche alla scarsa formazione universitaria: mi risulta che ancora oggi si possa uscire dall’università senza avere neanche la più vaga idea del processo telematico e senza aver dato un esame di informatica giuridica”.
Gallus spiega come a complicare ulteriormente le cose ci siano anche alcune caratteristiche del processo civile telematico così come è stato creato: un sistema faraginoso, con alcune rigidità, che cerca in alcuni casi di imitare i processi cartacei, quando compito della telematica dovrebbe essere quello di semplificare. In pratica è arrivato secondo Gallus, il momento di passare da un atteggiamento succube rispetto a una telematizzazione forzata, a un atteggiamento attivo, che prende atto degli innegabili vantaggi e li utilizza al meglio. “Vantaggi nell’automazione del lavoro di ufficio. Si eliminano, ad esempio, tutte le ripetizioni dei nomi degli assistiti, dei nomi delle parti, diminuendo la possibilità degli errori di trascrizione; si può ad esempio unire la propria agenda a quella del tribunale”.

La dotazione digitale dell’avvocato
Quali sono gli strumenti minimi di cui deve dotarsi uno studio per lavorare al meglio oggi e cogliere tutti i vantaggi che derivano dalla nuova impostazione digitale del lavoro? Il presidente del circolo giuristi telematici fissa alcuni punti:

  •  uno scanner veloce ed efficiente. A livello hardware, secondo l’avvocato Gallus, è la prima cosa che serve. Perchè in una fase ancora di transizione, e in cui molti documenti devono passare dal cartaceo al digitale è fondamentale, specie in quelle situazioni in ci si trova a dover acquisire in fronte e retro centinaia di pagine di atti.
  • Gestionale integrato con processo telematico. Sorprendentemente si tratta di uno strumento ancora poco diffuso, spiega l’avvocato Gallus, che fa formazione su questi temi in tutt’Italia. “E’ necessario un gestionale che consenta il controllo delle pratiche, anche in mobilità, con le dovute caratteristiche di sicurezza, avendo la possibilità di controllare l’agenda, le scadenze. Invece, si usa la parte di un gestionale relativa ai depositi, ma non la parte agenda, e scadenze: non viene sfruttata a pieno la sincronizzazione della gestione del lavoro”.
  • Firma digitale. La possibilità di usare sistemi di firma digitale remota, spostando in mobilità il lavoro di ufficio è un altro elemento importante, anche questo, però, ancora poco diffuso, sebbene dalle enormi possibilità secondo l’avvocato, e la cui diffusione aumenterà in futuro. Attulamente, nel quadro del processo telematico, la firma digitale è obbligatoria per sottoscrivere gli atti del processo. C’è poi tutto un capitolo relativo all’autenticazione per vari portali punti di accesso per il processo telematico o per il controllo dei registri. “Tutto questo porterà gli avvocati ad abituarsi all’uso della firma digitale, che quindi potrà avere un uso più diffuso. Penso, ad esempio, alla sottoscrizione dei contratti senza più la necessità della presenza delle parti, allo scambio sicuro di documenti”.

Giovanni Battista Gallus presidente Circolo Giuristi telematici

Giovanni Battista Gallus presidente Circolo Giuristi telematici

Cifratura dei documenti: la potenzialità nascosta della firma digitale
Attualmente è quasi ignorata la possibilità di cifrare i documenti spiega ancora Gallus. “E’ possibile invece cifrare con la chiave pubblica dell’avvocato a cui si intende inviare i documenti, in modo che solo lui li possa poi decifrare. Se attendo un documento da un mio domiciliatario, che usando la componente pubblica della mia firma digitale cifra il documento e me lo invia, solo io lo potrò leggere. Si tratta di una funzione semplice che qualsiasi programma di gestione della firma digitale ha, che può dare un contributo fondamentale alla sicurezza delle trasmissioni, e al dovere di confidenzialità tra avvocato e assistito. Attualmente, però, questa funzione è totalmente ignorata: ma saper cifrare le comunicazioni potrebbe diventare un valore aggiunto importante”.

Autore: Ufficio Comunicazione BluenextGroup